Archiwizacja dokumentów w firmie.

Na czym polega archiwizacja dokumentów w firmie?

archiwizacja dokumentów w firmieW każdym przedsiębiorstwie, państwowym czy prywatnym, w wyniku działalności powstają duże ilości rozmaitej dokumentacji. Polskie przepisy obligują bowiem każdego przedsiębiorcę do archiwizacji wszystkich wytwarzanych dokumentów, przez dokładnie określony czas.

Jak prawidłowo zorganizować archiwizację dokumentów w naszej firmie i co trzeba wiedzieć?

W pierwszej kolejności wszystkie dokumenty należy zakwalifikować do odpowiednich kategorii archiwalnych. Następnie odpowiednio zaklasyfikować, zapakować i zabezpieczyć w celu ich dalszego przechowywania przez okres czasu, który jest określony przepisami państwowymi. O tym jakie dokumenty musimy przechowywać i przez jaki okres czasu pokazują nam kategorie, do których zakwalifikowaliśmy akta.

Dokumentacje dzielimy na dwie podstawowe kategorie. Są to materiały archiwalne opatrzone symbolem „A”, które są przeznaczone do wieczystego przechowywania ze względu na swoją wartość historyczną i w żadnym przypadku nie wolno nam jej zniszczyć oraz dokumentacje niearchiwalną opatrzoną symbolem „B”.

Dokumentacja niearchiwalna także posiada wartość i należy ją zabezpieczyć i przechowywać, jednak jedynie przez określony czas, który określamy dodając do symbolu cyfrę arabską np. B5, B10, B25. Dokumentacja taka po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu i można ją zniszczyć. Okres przechowywania dokumentów zawsze liczymy w pełnych latach kalendarzowych począwszy od 1 stycznia roku następnego po ostatecznym zakończeniu sprawy.

Dla przykładu dokumenty oznaczone symbolem B5 wytworzone w roku 2010 należy przechowywać do 1 stycznia 2016 roku. Wyjątkiem są dowody księgowe, które przechowujemy rok dłużej, czyli 5 lat + 1 rok, co wynika z ustawy o rachunkowości. 

W ramach dokumentacji niearchiwalnej wyróżniamy jeszcze akta oznaczane symbolem BE (z dodaniem cyfr arabskich) oraz Bc. Dodatek litery E oznacza, że dokumenty takie po upływie określonego dla nich okresu przechowywania, podlegają ekspertyzie właściwego Archiwum Państwowego. Pracownicy Archiwum w wyniku ekspertyzy mogą wyrazić zgodę na wybrakowanie akt lub nakazać zmianę kategorii archiwalnej na wyższą i dalsze ich przechowywanie. Natomiast symbolem Bc oznaczane są dokumenty które posiadają krótkotrwałe znaczenie praktyczne (wtórniki dokumentów w danej komórce organizacyjnej, o ile istnieją oryginały). Dokumenty tej kategorii mogą być zniszczone w jednostce organizacyjnej zaraz po tym gdy zostaną wykorzystane i stracą na wartości użytkowej.

Największą pomocą przy organizowaniu archiwum, która wskazuje jakie dokumenty powinniśmy zakwalifikować do jakiej kategorii archiwalnej jest jednolity rzeczowy wykaz akt. Wykaz ten zawiera klasyfikację dokumentacji powstającej w toku działalności naszej jednostki oraz zawiera kwalifikację archiwalną.

Obecnie coraz większą popularnością zarówno wśród przedsiębiorców, jak i jednostek państwowych cieszą się usługi firm zewnętrznych. Firmy te oferują usługi w zakresie archiwizacji dokumentów, ich brakowania i późniejszego bezpiecznego niszczenia, a także często również ich przechowywania w specjalistycznych archiwach. Oddając nasze dokumenty w ręce powyższych firm, nie musimy już szukać odpowiedniego pracownika, który będzie miał wystarczającą wiedzę by zająć się naszym archiwum. Tym samym zyskujemy pewność, że nasze dokumenty zostaną zarchiwizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Leave Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *